Integritetspolicy

1. Vem ansvarar för personuppgifterna?

Qwitty tillhandahåller för närvarande en programtjänst för organisationer. Organisationen som använder Qwitty bestämmer normalt varför personuppgifter om medarbetare och utgifter behandlas och förväntas därför vara personuppgiftsansvarig för sina kunddata. Qwitty kan agera som personuppgiftsbiträde för organisationens räkning. Qwitty ansvarar separat för personuppgifter som behandlas för egna ändamål, till exempel konto- och användaradministration, support, säkerhet, fakturering och drift av webbplatsen. Den slutliga ansvarsfördelningen ska fastställas i kundavtal och personuppgiftsbiträdesavtal.

2. Vilka uppgifter kan Qwitty behandla?

Beroende på hur tjänsten används kan det handla om namn, e-postadresser, organisationsuppgifter, bilder av kvitton, inköpsdatum, säljare, belopp, momsuppgifter, betalningsuppgifter som användaren själv anger, projekt- och kategoridata, anteckningar samt information om inloggning, säkerhet och tekniska loggar.

3. Varför behandlar vi uppgifterna?

Vi använder kunduppgifter för att tillhandahålla kvitto- och utgiftshantering, låta organisationer granska och hantera inskickade utgifter, upprätthålla kontosäkerhet, felsöka tjänsten, motverka missbruk samt tillhandahålla exportfunktioner och andra funktioner som kunden begär.

4. AI-behandling

Qwitty använder AI-tjänster för att tolka bilder av kvitton och extrahera strukturerad information. Den slutliga listan över leverantörer, ändamålen med behandlingen, lagringstider, överföringsmekanismer och avtalsupplägg ska dokumenteras före produktionslansering. Kunddata ska inte användas för orelaterade ändamål utan lämplig rättslig grund och avtalsmässigt stöd.

5. Lagringstid

Qwitty bör endast behålla uppgifter så länge de behövs för det angivna ändamålet och enligt kundens instruktioner och tillämplig lag. Kundorganisationer kan ha egna skyldigheter att bevara bokföringsmaterial som måste hanteras separat. I Sverige ska bokföringsinformation och underlag som huvudregel bevaras i sju år, med förbehåll för de regler som gäller för den aktuella verksamheten.

6. Dina rättigheter

Beroende på behandlingen och den rättsliga grunden kan registrerade ha rätt till bland annat tillgång, rättelse, radering, begränsning, invändning och dataportabilitet. För kunddata bör en begäran normalt först riktas till den organisation som är personuppgiftsansvarig. Qwitty bistår organisationen när det är tillämpligt.

7. Säkerhet och incidenter

Qwitty är utformat med behörighetskontroller, autentiserade sessioner och skyddad lagring. Den slutliga produktionsmiljön bör dessutom ha dokumenterade rutiner för säkerhetskopiering, återställning, incidenthantering, åtkomstloggning och leverantörssäkerhet.

8. Kontakt

Platshållare: Qwittys juridiska företagsnamn, registrerade adress och kontakt för integritetsfrågor läggs in före lansering.